Política de diminuição do nível de quebra
QUEBRA DESCONHECIDA
Causas
/ Pontos de risco:
•
Pretende-se indicar pontos críticos, áreas de
atuação... onde deve recair toda a atenção e possíveis ações de controlo e
prevenção.
•
Melhores Práticas e ferramentas para a prevenção
e o controlo da Quebra Desconhecida.
FURTO INTERNO
Causas / Pontos de risco
A gestão dos recursos humanos
da empresa.
Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos
colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de
certos comportamentos desonestos:
·
Ambiente laboral: Nível de
implicação, motivação, etc.
·
Política de recursos humanos e de
contratação: Duração dos contratos, rotação do pessoal, políticas de
retribuição, etc.
O produto. O risco de um artigo poder
ser furtado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão.
Os parâmetros que determinam esta atratividade são:
·
O valor.
·
A novidade.
·
A facilidade de venda.
·
A facilidade de ser furtado
(tamanho, etc.).
·
Localização nas instalações
(existem partes das instalações onde é mais simples “agir”).
Os procedimentos. A forma como são
concebidos ou sejam executados os procedimentos será determinante para inibir
ou facilitar os comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos na
cadeia de abastecimento são:
·
As encomendas em que não é
possível controlar o conteúdo no momento da entrega.
·
As entregas em que se desconhece o
seu conteúdo exato.
·
As entregas ‘cegas’ (não é
controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).
Melhores práticas na prevenção e controlo do Furto interno
Antes de mais, é recomendável estabelecer:
-
Normas de funcionamento interno,
tanto para o funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais
críticos, e fazer uma avaliação e o acompanhamento constante da aplicação
destas normas.
-
Medidas de prevenção e controlo
dos produtos e nomear responsáveis encarregados de aplicar estas medidas.
É recomendado valorizar e analisar, ao nível em que seja
necessário e possível (empresa, departamento, organização, empregado...) uma
série de fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos
desonestos.
Os fatores em concreto são:
·
A tentação. Esta variará em
função:
-
Da necessidade do empregado.
-
Da cupidez do empregado.
·
O nível de tolerância entre os
quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.
·
A facilidade de cometer furto
interno em cada departamento, empregado... Esta variará em função de três
fatores:
-
Acesso à mercadoria.
-
Tempo disponível.
-
Posição que ocupa.
A perceção do empregado sobre as possíveis repercussões que
possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá:
-
Do “medo” de ser apanhado.
-
Do “medo” de ser castigado.
-
De se sentir culpado.
A valorização destes fatores irá permitir que sejam tomadas
medidas de prevenção e controlo mais adequadas a cada caso. Em concreto
trata-se de:
·
Evitar que sejam criadas perceções
entre os empregados:
“A empresa já ganha dinheiro suficiente”
Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente
às pessoas que cometem ações desonestas.
“Aqui roubar é muito fácil”
Os empregados não têm medo nem de serem apanhados nem de serem
castigados.
·
E de trabalhar de forma eficiente
o conceito de:
“A empresa é a minha casa”
-
Fatores como a cultura
empresarial, a integração do empregado e a política de recursos humanos, atuam
como inibidores das tentações que os empregados possam ter.
-
De notar que a aplicação de
determinadas medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários
sobre o facto de que os trabalhadores verem a empresa como “a sua casa”.
FURTO EXTERNO
Causas / Pontos de risco
Tal como se viu no capítulo anterior, o risco de um artigo ser
furtado aumentará em função do seu grau de atratividade para o possível ladrão.
Os parâmetros que determinam esse grau de atratividade são:
·
O valor
·
A novidade
·
A facilidade de venda
·
Facilidade de ser furtado
(tamanho, etc.)
·
Localização nas instalações
O transporte. As operações de transporte estão sujeitas a uma
série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas...).
Além disso, deve ter-se em conta que as ações de furto costumam
acontecer com a cumplicidade das pessoas que têm acesso à mercadoria, quer
sejam externas como internas à organização.
Melhores práticas na prevenção e controlo do furto externo
É recomendado que sejam tomadas medidas de controlo e prevenção
nos seguintes âmbitos:
Controlo de edifícios
-
Controlar o acesso às instalações
de pessoas e veículos alheios.
-
Atribuir acreditações às pessoas
alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que
sejam identificados no interior.
-
Atribuir cartões de identificação
a todos os empregados que tenham acesso às instalações.
-
Reduzir na medida do possível o
número de entradas e saídas às instalações.
-
Manter permanentemente vigiadas as
portas por onde entram e saem veículos e pessoal.
-
Construir cercas à volta do
edifício. É recomendado:
-
Fazer inspeções diárias.
-
Evitar armazenar materiais ao pé
das cercas.
-
Relativamente ao estacionamento de
veículos, é recomendado:
-
Sinalizar as zonas e os lugares.
-
Localizar o estacionamento dos
empregados longe dos edifícios.
-
Prever lugares para as visitas.
-
Potenciar iluminação uma vez que:
-
Constitui um elemento de segurança
para o vigia.
-
É um elemento dissuasivo de grande
importância.
Controlo de mercadoria
-
Não permitir que estacionem
veículos particulares nas zonas de carga e descarga, ou em zonas adjacentes aos
edifícios onde é armazenado produto.
-
Manter vigiadas zonas críticas
como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos
cais...
-
Guardar as mercadorias de mais
valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e
saída a essas zonas: data, hora, número do selo...
Sobre o papel e as funções que o camionista deve desempenhar é
recomendado
-
Que esteja presente durante a
carga e a descarga.
-
Que assuma a responsabilidade de
que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e
descarregou ao nível da unidade de expedição.
-
Contingências: É recomendado que o
camionista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o
selo do veículo por exigência das forças da ordem. Caso esta circunstância
aconteça, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado
na presença das forças da ordem. Para isso, logicamente, o camionista deverá
receber selos de reserva.
Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte
de mercadorias e às funções associadas a este
-
Global Positioning Systems (GPS):
Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas. Além
disso, graças a ela também é possível disponibilizar informações precisas sobre
o local, a situação dos envios e se são utilizados alarmes para detetar se a
carga do veículo foi violada.
-
Selagem da carga ou do camião:
Deixar registo que o conteúdo da carga ou do camião foi violado.
-
Caso receba cargas seladas
certifique-se que os selos não foram manipulados e que os números do selo estão
corretos.
Tecnologia aplicada ao controlo e à prevenção na cadeia de
abastecimento
-
Alarmes de deteção nas entradas e
nas saídas.
-
Circuito Fechado de Televisão.
ERROS DE GESTÃO
Os erros são falhas na gestão, não detetadas, que fazem com que
as contas dos resultados apresentem valores inferiores.
Alguns exemplos seriam a anotação de vendas com preços
incorretos, a não contabilização de Quebras de produtos, elaboração de
encomendas incorretas...
Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:
-
Dissonância entre os fluxos
físicos de mercadoria e o fluxo de informação associada, levando a diferenças
no inventário por:
-
Quantidades de produto incorretas.
-
Produtos incorretos (referência,
formato...).
-
Deterioração dos produtos.
Causas / Pontos de risco de erros na cadeia de abastecimento
As principais causas de dissonância entre o fluxo físico de
mercadoria e o fluxo de informação são:
-
Falta de formação e de meios
materiais adequados para o tratamento da informação.
-
Falta de Alinhamento de Ficheiros
Mestres:
Por isto entende-se que os agentes que intervêm na cadeia de
abastecimento manuseiam a mesma informação atualizada de produto (formato
promocional, dimensões, preço...).
Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a
dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação:
-
A preparação das encomendas.
-
Os processos de entrega e a
receção da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem diretamente na
loja.
-
A gestão das devoluções e os
produtos estragados.
A deterioração dos produtos acontece por não existirem
instalações adequadas que permitam:
-
Manter uma temperatura adequada
para a conservação dos produtos.
-
Execução de uma “paletização”
correta.
Melhores práticas na prevenção e no controlo dos erros
É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na
cadeia de abastecimento:
-
Numa definição eficiente dos
procedimentos mais críticos.
-
No controlo sobre a execução dos
mesmos.
-
No manuseamento e no fluxo da
informação adequada na cadeia da oferta.
-
Na utilização eficiente das
ferramentas adequadas.
É recomendado realizar ações de formação dos empregados sobre:
-
Aplicação dos procedimentos
estabelecidos.
-
Utilização e manuseamento das
ferramentas necessárias.
Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de
melhores práticas e ferramentas cuja aplicação contribui para melhoramentos
significativos na eficiência do fluxo de mercadoria e de informação na cadeia
de abastecimento:
·
Preparação de encomendas,
manipulação, carga, transporte, descarga e receção da mercadoria.
·
(Intercâmbio Eletrónico de Dados)
EDI: Através de mensagens EDI, as empresas podem automaticamente:
-
Comunicar com antecedência o
conteúdo exato dos envios.
-
Confirmar a receção da mercadoria
e informar de possíveis ocorrências no processo de receção.
-
Informar sobre a situação concreta
das encomendas.
·
Codificação EAN.UCC 128: É um
sistema de identificação criado para ambientes não retalhistas (armazém), para
ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a
integração dos fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC
128, entre outras questões, permite:
-
Automatizar a gestão dos armazéns
(Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria no armazém em função da
data de validade do produto, informação incluída no código EAN.UCC 128).
-
Agilizar os processos de receção
de mercadoria. Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem
reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte
de erros na cadeia logística:
·
Agilizam e aumentam a qualidade da
informação para os fluxos administrativos e operacionais.
·
Reduzem ocorrências nas entregas e
no processo de faturação.
·
Aumentam os níveis de informação e
localização dos produtos.
