Fontes de erros em inventários

Política de diminuição do nível de quebra

QUEBRA DESCONHECIDA

Causas / Pontos de risco:

•          Pretende-se indicar pontos críticos, áreas de atuação... onde deve recair toda a atenção e possíveis ações de controlo e prevenção.

•          Melhores Práticas e ferramentas para a prevenção e o controlo da Quebra Desconhecida.

FURTO INTERNO

Causas / Pontos de risco

A gestão dos recursos humanos da empresa.

Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

·         Ambiente laboral: Nível de implicação, motivação, etc.

·         Política de recursos humanos e de contratação: Duração dos contratos, rotação do pessoal, políticas de retribuição, etc.

O produto. O risco de um artigo poder ser furtado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão.

Os parâmetros que determinam esta atratividade são:

·         O valor.

·         A novidade.

·         A facilidade de venda.

·         A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.).

·         Localização nas instalações (existem partes das instalações onde é mais simples “agir”).

Os procedimentos. A forma como são concebidos ou sejam executados os procedimentos será determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos na cadeia de abastecimento são:

·         As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega.

·         As entregas em que se desconhece o seu conteúdo exato.

·         As entregas ‘cegas’ (não é controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

Melhores práticas na prevenção e controlo do Furto interno

Antes de mais, é recomendável estabelecer:

-        Normas de funcionamento interno, tanto para o funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e o acompanhamento constante da aplicação destas normas.

-        Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de aplicar estas medidas.

É recomendado valorizar e analisar, ao nível em que seja necessário e possível (empresa, departamento, organização, empregado...) uma série de fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos.

Os fatores em concreto são:

·         A tentação. Esta variará em função:

-         Da necessidade do empregado.

-         Da cupidez do empregado.

·         O nível de tolerância entre os quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.

·         A facilidade de cometer furto interno em cada departamento, empregado... Esta variará em função de três fatores:

-         Acesso à mercadoria.

-         Tempo disponível.

-        Posição que ocupa.

A perceção do empregado sobre as possíveis repercussões que possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá:

-        Do “medo” de ser apanhado.

-        Do “medo” de ser castigado.

-        De se sentir culpado.

A valorização destes fatores irá permitir que sejam tomadas medidas de prevenção e controlo mais adequadas a cada caso. Em concreto trata-se de:

·         Evitar que sejam criadas perceções entre os empregados:

“A empresa já ganha dinheiro suficiente”

Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas.

“Aqui roubar é muito fácil”

Os empregados não têm medo nem de serem apanhados nem de serem castigados.

·         E de trabalhar de forma eficiente o conceito de:

“A empresa é a minha casa”

-        Fatores como a cultura empresarial, a integração do empregado e a política de recursos humanos, atuam como inibidores das tentações que os empregados possam ter.

-        De notar que a aplicação de determinadas medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários sobre o facto de que os trabalhadores verem a empresa como “a sua casa”.

FURTO EXTERNO

Causas / Pontos de risco

Tal como se viu no capítulo anterior, o risco de um artigo ser furtado aumentará em função do seu grau de atratividade para o possível ladrão. Os parâmetros que determinam esse grau de atratividade são:

·         O valor

·         A novidade

·         A facilidade de venda

·         Facilidade de ser furtado (tamanho, etc.)

·         Localização nas instalações

O transporte. As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas...).

Além disso, deve ter-se em conta que as ações de furto costumam acontecer com a cumplicidade das pessoas que têm acesso à mercadoria, quer sejam externas como internas à organização.

Melhores práticas na prevenção e controlo do furto externo

É recomendado que sejam tomadas medidas de controlo e prevenção nos seguintes âmbitos:

Controlo de edifícios

-        Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios.

-        Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que sejam identificados no interior.

-        Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações.

-        Reduzir na medida do possível o número de entradas e saídas às instalações.

-        Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal.

-        Construir cercas à volta do edifício. É recomendado:

-        Fazer inspeções diárias.

-        Evitar armazenar materiais ao pé das cercas.

-        Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:

-        Sinalizar as zonas e os lugares.

-        Localizar o estacionamento dos empregados longe dos edifícios.

-        Prever lugares para as visitas.

-        Potenciar iluminação uma vez que:

-        Constitui um elemento de segurança para o vigia.

-        É um elemento dissuasivo de grande importância.

Controlo de mercadoria

-        Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga, ou em zonas adjacentes aos edifícios onde é armazenado produto.

-        Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos cais...

-        Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...

Sobre o papel e as funções que o camionista deve desempenhar é recomendado

-        Que esteja presente durante a carga e a descarga.

-        Que assuma a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou ao nível da unidade de expedição.

-        Contingências: É recomendado que o camionista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças da ordem. Caso esta circunstância aconteça, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das forças da ordem. Para isso, logicamente, o camionista deverá receber selos de reserva.

Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte de mercadorias e às funções associadas a este

-        Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas. Além disso, graças a ela também é possível disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e se são utilizados alarmes para detetar se a carga do veículo foi violada.

-        Selagem da carga ou do camião: Deixar registo que o conteúdo da carga ou do camião foi violado.

-        Caso receba cargas seladas certifique-se que os selos não foram manipulados e que os números do selo estão corretos.

Tecnologia aplicada ao controlo e à prevenção na cadeia de abastecimento

-        Alarmes de deteção nas entradas e nas saídas.

-        Circuito Fechado de Televisão.

ERROS DE GESTÃO

Os erros são falhas na gestão, não detetadas, que fazem com que as contas dos resultados apresentem valores inferiores.

Alguns exemplos seriam a anotação de vendas com preços incorretos, a não contabilização de Quebras de produtos, elaboração de encomendas incorretas...

Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:

-        Dissonância entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação associada, levando a diferenças no inventário por:

-        Quantidades de produto incorretas.

-        Produtos incorretos (referência, formato...).

-        Deterioração dos produtos.

Causas / Pontos de risco de erros na cadeia de abastecimento

As principais causas de dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação são:

-        Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação.

-        Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres:

Por isto entende-se que os agentes que intervêm na cadeia de abastecimento manuseiam a mesma informação atualizada de produto (formato promocional, dimensões, preço...).

Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação:

-        A preparação das encomendas.

-        Os processos de entrega e a receção da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem diretamente na loja.

-        A gestão das devoluções e os produtos estragados.

A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que permitam:

-        Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos.

-        Execução de uma “paletização” correta.

Melhores práticas na prevenção e no controlo dos erros

É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento:

-        Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos.

-        No controlo sobre a execução dos mesmos.

-        No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.

-        Na utilização eficiente das ferramentas adequadas.

É recomendado realizar ações de formação dos empregados sobre:

-        Aplicação dos procedimentos estabelecidos.

-        Utilização e manuseamento das ferramentas necessárias.

Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores práticas e ferramentas cuja aplicação contribui para melhoramentos significativos na eficiência do fluxo de mercadoria e de informação na cadeia de abastecimento:

·         Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e receção da mercadoria.

·         (Intercâmbio Eletrónico de Dados) EDI: Através de mensagens EDI, as empresas podem automaticamente:

-         Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.

-         Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no processo de receção.

-         Informar sobre a situação concreta das encomendas.

·         Codificação EAN.UCC 128: É um sistema de identificação criado para ambientes não retalhistas (armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a integração dos fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC 128, entre outras questões, permite:

-         Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria no armazém em função da data de validade do produto, informação incluída no código EAN.UCC 128).

-         Agilizar os processos de receção de mercadoria. Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:

·         Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.

·         Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.

·         Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.