Processo de Inventário

1.       Processo de Inventário

O inventário é uma tarefa importante em muitas empresas. Ela compreende o valor total dos bens dessa empresa ou de um setor específico da mesma, e o processo de contá-las. Muitas empresas fazem verificações de inventário periódicas para garantir que eles não fiquem sem artigos importantes, enquanto outras coincidem a quantidade total de produtos encomendados com a contagem física. Se este processo resultar em excesso ou falta de um ou vários produtos, ele irá alertá-lo sobre problemas como, controlo de stock incorreto ou possível roubo.

1.1.  Planificação Processo

1º  Encontre um bom lugar com espaço suficiente para manter os stocks. Este pode ser um armário vazio, um pequeno escritório ou um armazém.

§         Certifique-se que o espaço escolhido é limpo, seco e bem iluminado.

§         Verifique se há espaço e prateleiras suficientes para acomodar o stock.

§         Proteja o inventário bloqueando a porta no final do dia.

2º  Desenvolva um sistema de inventário que funcione para a empresa. Os sistemas de inventários podem variar de algo muito simples a um sistema mais elaborado.

§         Organize stocks principais de modo que sejam facilmente acessíveis.

§         Mantenha itens de stocks iguais juntos. Por exemplo, se stockar uma grande variedade de cartuchos de impressora, mantenha-os em uma única prateleira e organize-os por marca e modelo.

§         Etiquete todas as prateleiras ou caixas de armazenamento, tornando itens de inventário fáceis de encontrar.

3º  Determine qual o método de controlo de stock que funciona melhor para a empresa. Há uma série de opções para escolher.

§         Se tiver uma pequena quantidade de stock, pode achar mais fácil rastreá-lo manualmente.

§         Escolha um programa que seja fácil de trabalhar, como o Excel, ou uma cópia gratuita de um software de conferência de inventário.

§         Crie uma lista com linhas e colunas suficientes para identificar cada item de stock. Inclua o item e sua descrição, o código, o estilo, ou número do modelo. Observe a data em que recebeu o item, o custo, a quantidade e a data que foi usado ou vendido.

4º  Registe o inventário. Organizar produtos facilita a contagem e o registo de todos os itens do seu stock.

5º  Verifique a contagem de inventário. Se a contagem de stock inicial é imprecisa, será impossível confirmá-la com a contagem final do seu inventário.

6º  Lembre-se de controlar todos os itens de stock em ambas as direções, os itens que entram e itens que saem.

7º  Realize o procedimento do inventário físico em bases regulares. Pode programar esta atividade mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

Importante:

§         Ao aceitar a mercadoria, assegure-se de que recebeu o número exato de caixas indicadas na guia de remessa.

§         Se mais de uma pessoa lida com o inventário, mantenha uma cópia do processo de inventário acessível para todos os funcionários.

§         Para necessidades de stock mais complexas, considere a atualização para um sistema profissional de conferência de inventário.

1.1.1.                    Calendarização do inventário

Inventários bem sucedidos são feitos em horários nos quais a empresa não tem movimento de saída de stock, ou quando não há produção em andamento: madrugadas, fins de semana ou feriados são os horários ideais.

1.1.2.                    Organização Prévia

Organize o armazém ou espaço de stock antes de começar: tente agrupar o máximo possível produtos iguais; nessa organização, aproveite também para limpar os espaços! O processo de inventário de stock fica menos penoso quando o espaço está limpo.

Identifique os diferentes espaços antes de fazer a contagem: numere prateleiras, vitrinas, gavetas etc.. Ao anotar a quantidade dos produtos, associe a contagem ao local onde os produtos estão stockados. Isso facilita muito para auditar e para fazer as próximas contagens.

1.1.3.                    Preparação do Material de Contagem

Conte item por item: pegue na mão cada um dos produtos. Uma caixa na qual caberiam 20 itens, pode ter, por engano, 21 ou 19.

Ao terminar a primeira rodada de contagens dos produtos, uma segunda pessoa deve recontar todos eles novamente. Esse processo garante a captura de possíveis falhas humanas.

1.2.  Controlo das contagens

O controlo adequado dos stocks constitui uma mais-valia para as organizações que comercializam, utilizam ou incorporam produtos e bens, que permite contagens de inventários periódicas, independentes e sem ocupar os recursos operacionais da empresa, muitas vezes escassos.

A Processo pode assumir as seguintes tarefas e responsabilidades:

§         Efetuar a contagem.

§         Isolar os produtos com erro, para além do erro de quantidade.

§         Registar as diferenças no seu sistema informático.

§         Re-etiquetar os produtos e as posições de armazém, à medida que realiza a contagem física de inventário.

O serviço inclui um relatório final sobre as diferenças verificadas e sugestões de melhoria dos processos de armazém, caso se entendam necessárias.

1.3.  Tratamento do Inventário

O inventário representa uma contagem física dos itens de stock ou dos imobilizados realizada pela empresa, visando saber a quantidade real de bens em seu poder, quer seja de sua propriedade ou não. Esta contagem quantitativa depende da existência de controlos analíticos adequados e atualizados, aliados a um bom sistema de controlo interno, sem o qual a empresa não consegue fazer comparativos da posição atual e medições de eficiência.

A utilização do inventário pelas empresas é um instrumento operacional dos mais importantes, tendo em vista sua repercussão no levantamento do balanço e dos resultados operacionais. Como ferramenta de gerência, reflete o grau de aprimoramento dos mecanismos de controlo de entrada e saída de recursos (stock, imobilizados), servindo de suporte às atividades de correção de controlo quando apurados desvios de valores.

A existência destes controlos internos é básica para qualquer empresa organizada avaliar o que possui e medir os desvios nos controlos adotados. Os resultados obtidos vão servir para disparar uma série de medidas administrativas por parte do gestor, visando aprimorar o trabalho da organização e promover o crescimento da mesma.

Para que se possa realizar um inventário de forma eficaz, é necessário ter-se um stock devidamente organizado, com recursos previamente identificados ou etiquetados e armazenar estas informações num sistema. Após essas operações, realiza-se a contagem dos recursos. Caso seja realizada a contagem física, torna-se necessário fazer a digitação das quantidades dos recursos.

Em seguida, faz-se uma conferência dos relatórios, que consiste na comparação das quantidades de recursos entre contagens, caso sejam realizadas mais de uma contagem. Também pode ser feita através de uma comparação do saldo armazenado no sistema de stock com as quantidades obtidas através da contagem inventariada.

1.4.  Reconciliação dos stocks

Comparação do stock físico com o registo de stock no sistema e efetuar os ajustes necessários.

A reconciliação físico-contabilística é o processo através do qual os registos de inventário de imobilizado recebem a informação financeira. Após a fase de inventário, o software realizará uma consulta dos registos financeiros de aquisição da sua empresa (que podem ser submetidos em formato electrónico) e cruzará essa informação com todos os registos de inventário.