Tipos de não conformidade

-Diferenças de quantidade para menos, que pode ser peso a menos no caso de mercadoria ao peso. A mercadoria entregue é em menor quantidade do que aquela que é mencionada na guia de remessa. Efectuamos devolução.

-Embalagem em desacordo com a especificação. Problemas de qualidade do produto dimensão, características ou especificações não cumpridas. Efectuamos devolução.

-Material recebido com avarias ou defeito. Produto que fisicamente chegou mas em más condições ou por mau acondicionamento no veículo de transporte ou por deficiências na produção, no caso de liquido podendo contaminar outros na mesma embalagem, caixas ou paletes. Efectuamos devolução.

-Diferenças de quantidade para mais, que pode ser peso a mais no caso de mercadoria ao peso.

-Mercadoria a mais em relação ao que consta da guia de remessa.

-Mercadoria que consta na guia de remessa mas esta a mais em relação à nota de encomenda.

Em qualquer dos casos teremos de contactar o responsável para o aprovisionamento para este decidir o que efectuar, se aceita ou não as quantidades a mais

Se a resposta for positiva temos:

                                               -Fornecedor emite nova guia de remessa com a quantidade em falta ou altera a actual guia de remessa para as quantidades certas

                                   -apenas aceitamos a mercadoria em excesso, e caso seja necessário alteramos a nota de encomenda.

Se a resposta for negativa efectuamos devolução da quantidade em excesso.

-Material recebido diferente do encomendado. Produto que não foi pedido e que consta da guia de remessa. Neste caso teremos de contactar o responsável para o aprovisionamento para este decidir o que efectuar, se aceita ou não os produtos não pedidos.

Se a resposta for positiva aceitamos a mercadoria e caso seja necessário efectuamos nota de encomenda do produto.
Se a resposta for negativa:

-Só produtos não pedidos - não aceitamos sequer a guia de remessa nem os produtos.

-Produtos não pedidos e produtos pedidos – efectuamos devolução dos produtos não pedidos

Afixação de Preços

A afixação de preços de venda a retalho de todos os géneros alimentares, não alimentares e de serviços é obrigatória. A forma, obrigatoriedade de indicação de preços dos bens e serviços colocados à disposição do consumidor no mercado é regulada pelo Decreto-Lei n.º138/90, de 26 de Abril, com as alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º162/99, de 13 de Maio.
Nos termos do diploma referido “os bens expostos em montras ou vitrinas, visíveis pelo público do exterior do estabelecimento devem ser objecto de uma marcação complementar, quando as respectivas etiquetas não sejam perfeitamente visíveis”. [Fonte: Portal da Empresa com Direcção-Geral do Consumidor e Autoridade de Segurança Alimentar e Económica]

1-Regras a Observar

Todos os bens destinados à venda a retalho devem exibir o respectivo preço de venda ao consumidor, ou seja, o preço total incluídas todas as taxas e impostos, nomeadamente o IVA.

Os géneros alimentícios e os produtos não-alimentares postos à disposição do consumidor devem conter também o preço por unidade de medida.

Nos produtos vendidos a granel apenas deverá ser indicado o preço por unidade de medida.

A obrigatoriedade da indicação de preços não se aplica:

• Aos géneros alimentícios e produtos não-alimentares adquiridos para utilização numa actividade profissional ou comercial;
• Aos géneros alimentícios e produtos não-alimentares fornecidos por ocasião de uma prestação de serviços;
• Aos géneros alimentícios e produtos não-alimentares vendidos directamente de particular a particular;
• Aos géneros alimentícios vendidos nos locais de produção agrícola;
• Aos produtos não-alimentares vendidos em hasta pública;
• Aos objectos de arte e antiguidade.

2-Formas de Indicação dos Preços

O preço de venda e o preço por unidade de medida devem ser indicados em dígitos, de modo visível, inequívoco, fácil e perfeitamente legível, através de:

• Etiquetas;
• Letreiros;
• Listas - só devem ser usadas quando se torne materialmente impossível o uso de etiquetas ou letreiros ou como meio complementar de marcação.

A indicação do preço deve ser feita na proximidade do respectivo bem ou no local em que a prestação do serviço é proposta ao público, de modo a não suscitar qualquer dúvida ao consumidor.

3-Montras ou Vitrinas

Os bens expostos em montras ou vitrinas, visíveis pelo público do exterior ou interior do estabelecimento, devem conter uma marcação complementar quando as respectivas etiquetas não sejam perfeitamente perceptíveis.

Estão dispensados da indicação de preços os produtos expostos em montras ou vitrinas afastadas dos estabelecimentos, colocadas em lugares públicos e com carácter meramente publicitário.

4-Indicação do Preço dos Serviços

Os preços de toda a prestação de serviços, seja qual for a sua natureza, devem constar de listas ou cartazes afixados, de forma visível, no lugar onde os serviços são propostos ou prestados ao consumidor.

Nos serviços prestados à hora, à percentagem, à tarefa ou segundo qualquer outro critério, os preços devem ser sempre indicados com referência ao critério utilizado. Havendo taxas de deslocação ou outras previamente estabelecidas, devem as mesmas ser indicadas especificamente.

5-Valor das Coimas

A não afixação dos preços constitui infracção de natureza contra-ordenacional, punível com coimas de 249,40 a 3.740,98 euros, no caso de pessoa singular, e de 2.493,99 a 29.927,87 euros, quando se aplica a pessoa colectiva.

Vendas com Redução de Preços

O quadro legal que regula as práticas comerciais com redução de preço nas vendas a retalho sofreu em 2007 alterações, com o objectivo de uniformizar e clarificar certos aspectos da legislação anterior e originar mais oportunidades para os agentes económicos.

O Decreto-Lei n.º 70/2007, de 26 de Março traz a antecipação de datas para os saldos, a definição de normas relativamente às promoções e a aplicação das regras gerais das restantes modalidades de venda com redução de preço à liquidação.

A nova legislação vem, igualmente, estabelecer o modo como os direitos dos consumidores devem ser exercidos, definindo-se que durante os períodos de vendas com redução de preço os mesmos não sofrem qualquer limitação, nomeadamente o direito à informação e o direito à garantia dos bens e serviços.

[Fonte: Portal da Empresa com Autoridade de Segurança Alimentar e Económica]

 

1-Modalidades de Venda e Procedimentos

Entendem-se por práticas comerciais com redução de preço as seguintes modalidades de venda:

Saldos

Normalmente praticados em fim de estação com o objectivo de promover o escoamento acelerado dos artigos existentes, os saldos só podem realizar-se nos períodos compreendidos entre 28 de Dezembro e 28 de Fevereiro e entre 15 de Julho e 15 de Setembro.

É proibida a venda em saldos de produtos propositadamente adquiridos para esse efeito, considerando-se como tal os artigos adquiridos e recebidos no estabelecimento comercial pela primeira vez ou no mês anterior ao período de redução.

As mercadorias colocadas em saldo não podem ter sido objecto de qualquer oferta a menor preço ou de condições mais vantajosas de aquisição no mês anterior ao início do período de redução,

Promoções

Estas vendas são efectuadas a custos inferiores ou em condições mais vantajosas e pretendem aumentar a procura de alguns produtos ou lançar artigos novos.

As promoções podem ocorrer sempre que o comerciante considere oportuno, desde que não se realizem em simultâneo com uma venda em saldos.

Liquidações

Relacionada com a interrupção da venda ou da actividade do estabelecimento, a liquidação pode compreender a redução de preço da totalidade dos produtos existentes no estabelecimento ou de apenas uma parte.

A venda de produtos em liquidação ocorre num dos seguintes casos:

• Venda efectuada em cumprimento de uma decisão judicial;
• Cessação total ou parcial da actividade comercial;
• Mudança de ramo;
• Trespasse ou cessão de exploração do estabelecimento comercial;
• Realização de obras que inviabilizem a prática comercial no estabelecimento durante o período de execução das mesmas;
• Danos provocados na totalidade ou em parte das existências por motivo de força maior.

Para promover uma acção de liquidação o comerciante tem de endereçar à Direcção-Geral das Actividades Económicas ou à direcção regional da economia da localidade onde mantém o estabelecimento uma declaração da qual conste:

• Identificação e domicílio do comerciante ou da sede do estabelecimento;
• Número de identificação fiscal;
• Factos que justificam a realização da liquidação;
• Identificação dos produtos a vender;
• Indicação da data de início e fim do período da liquidação, que não deve exceder 90 dias;
• Número de inscrição no cadastro comercial.

A declaração tem de ser remetida até 15 dias antes da data prevista para o início da liquidação, por carta registada com aviso de recepção, fax ou correio electrónico.

A liquidação dos produtos deve processar-se no estabelecimento onde os mesmos são habitualmente comercializados. Caso não seja possível, o comerciante tem de acrescentar na comunicação as razões impeditivas para que tal aconteça.

De acordo com a lei, o mesmo comerciante não pode proceder a nova liquidação no mesmo estabelecimento antes de decorrido o prazo de dois anos sobre a realização da anterior, salvo quando se trate de uma venda efectuada em cumprimento de uma decisão judicial ou por danos provocados por motivo de força maior.

2-Anúncios de Venda

As reduções de preços devem ser anunciadas de forma inequívoca, de modo a que fique claro para o cliente se se trata de uma acção de saldos, de promoção ou de liquidação. As percentagens de redução têm, igualmente, de estar expostas de forma directa.

Do anúncio de venda com redução de preço deve constar também a data do seu início e o período de duração. Os produtos abrangidos na acção devem estar separados dos restantes artigos à venda no estabelecimento comercial.

3-Preço de Referência

A redução de preço anunciada deve ser real e ter por referência o preço mais baixo praticado nos 30 dias anteriores para o mesmo produto ou o preço a praticar após o período de redução, quando se trate de um produto não comercializado anteriormente.

Compete ao comerciante a prova documental do preço praticado antes.

4-Afixação de Preços

As vendas com redução implicam as seguintes regras de afixação de preços:

• Os letreiros, etiquetas ou listas devem exibir, de forma bem visível, o novo preço e o preço anteriormente praticado ou, em substituição deste último, a percentagem de redução;
• No caso de se tratar de um conjunto de produtos perfeitamente identificados, pode ser indicada, em substituição do novo preço, a percentagem de redução uniformemente aplicada ou um preço único para o conjunto referido, mantendo nos produtos que o compõem o seu preço inicial;
• Tratando-se do lançamento de um produto novo, ou seja, não comercializado anteriormente, deve apresentar-se o preço promocional e o preço a praticar finda a fase promocional.

5-Obrigações do Comerciante e Direitos do Consumidor

Os comerciantes estão obrigados a um conjunto de procedimentos mediante determinada situações, normalmente relacionadas com os direitos dos consumidores:

• Produtos esgotados – Quando determinado produto esgota, o comerciante é obrigado a anunciar a falta do mesmo e a dar por terminada a respectiva acção de venda com redução de preço;
• Meios de pagamento – É obrigatório aceitar todos os meios de pagamento habitualmente disponíveis, sendo proibido fazer variar o preço aplicado em função do tipo de pagamento escolhido;
• Substituição do produto – O consumidor pode, mediante acordo com o comerciante, requerer a substituição do produto adquirido, independentemente do motivo, desde que:
  • O estado de conservação do produto corresponda ao do momento em que foi comprado;
  • Seja apresentado o respectivo comprovativo da compra com indicação expressa da possibilidade de efectuar a substituição do produto;
  • Seja efectuada pelo menos nos primeiros cinco dias úteis a contar da data da sua aquisição e sem prejuízo da aplicação do regime jurídico das garantias dos bens de consumo, a que se refere o Decreto-Lei n.º 67/2003, de 8 de Abril.
• Produtos com defeito – A venda de artigos com defeito deve ser anunciada, de forma inequívoca, através de letreiros ou rótulos. Tais produtos devem estar expostos em local previsto para o efeito e destacados dos restantes artigos. Devem apresentar igualmente uma etiqueta que assinale, de forma clara, o respectivo defeito.

Caracteristicas e tipos de artigo

Características

Produtos perecíveis -com um prazo de validade curto

Materiais frágeis e de forma estranha -facilmente quebráveis, vidro, ou formas que não se encaixem no sistema de armazenamento

Materiais perigosos –produtos químicos inflamáveis, gás

Itens de segurança –materiais com alto valor unitário

Compatibilidade- produtos que em combinação com outros podem se tornar perigosos ou que absorvam odores ou sabores

Tipos de artigos

Artigos de Consumo Corrente

Matérias-primas

Mercadorias

Matérias Consumíveis

Produtos Acabados e embalagens

Materiais diversos

Artigos em trânsito

Artigos Estratégicos

Materiais Diversos

Equipamentos utilizados na descarga de mercadoria

-Porta cargas

-Porta-paletes

            Manuais

            Eléctricos (Stackers)

-Empilhadores

Eléctricos

A Gás

Retrateis

Para corredores muito estreitos

Periodicidade dos Inventários

1.1.  Periodicidade

Em qualquer organização existe a necessidade de realizar inventários de modo a ter uma clara noção da mercadoria existente em stock e das necessidades de aprovisionamento futuro. Este processo, quando efetuado de forma manual, sem o auxílio de um potente instrumento de gestão, torna-se num processo bastante moroso.

1.1.1.                    Periódicos

Anual

Realizar um inventário anual é comum quando as empresas não usam ciclo de contagem de procedimentos e de software ou quando eles têm um pequeno número de itens. Muitas empresas também realizar inventário anual para contagens de ciclo corretas dentro do software de entrar no novo ano civil e usar a perda dessa conta como uma dedução fiscal, muitas vezes significativa. Alguns também amarrar revisão anual um gerente de operações e da gratificação de desempenho para a precisão da contagem deste fim de ano.

Inventário Físico Permanente

 Este sistema consiste em contar diariamente, no fim de cada dia de trabalho, apenas os artigos que tenham tido movimento durante esse dia.

 Assim, se houver qualquer erro, terá apenas que se verificar esse dia, simplificando-se a tarefa de correção.

Inventário Físico Rotativo

Processa-se da seguinte forma:

Dividem-se os artigos, de acordo com o número de movimentos, nas categorias A, B e C;

Os artigos A são contados de forma cíclica e uma vez em cada trimestre, enquanto os B são contados semestralmente e os C anualmente;

No início de cada dia de trabalho são controlados os movimentos dos artigos entrados e saídos, no dia anterior.

1.1.2.                    Pontuais

Sazonal

Outro intervalo usado por alguns modelos de negócios é um inventário sazonal. Estes podem ser inventários pontuais ou contagens completas. O motivo principal por trás desses estoques envolve tanto mudança das estações e as tendências ou deterioração do produto. Em vestuário, por exemplo, algumas empresas executar qualquer um inventário completo ou parcial perto do final de uma temporada para verificar se eles têm vendido através do inventário sazonal no lugar da mercadoria nova que está sendo abastecido em seu lugar. Em empresas que vendem produtos perecíveis, é necessário para verificar se você não está vendendo mercadorias vencidas que estão em violação dos códigos de saúde ou que possa prejudicar o cliente. Estes são comumente controlos pontuais para apoiar os totais de ciclo de contagem de inventário.

Inventário Físico Intermitente

 Consiste no encerramento periódico do armazém, durante alguns dias, a fim de fazer um balanço (contagem) dos diferentes artigos.

 É geralmente efetuado uma vez por ano, no final do exercício contabilístico.

Engloba todos os artigos da empresa, gerando uma elevada carga de trabalho que pode perturbar a sua atividade.

1.1.3.                    Sistemáticos

Permanente

Uma maneira comum e precisa para realizar o inventário é usar o software de inventário permanente. Como o inventário é recebido em stock, vendido, voltou à loja e, em seguida, para o fabricante, que é controlado pelo software. Empregados executar controlos locais de pequenas seções do negócio ao longo do ano, sem interromper horas de loja. Este ciclo de contagem permite geralmente figuras de inventário up-to-date. Para que este seja o seu método de inventário só, deve executar contagens aleatórias frequentes do indivíduo, maior roubo de itens para verificar a autenticidade. Princípios Contabilísticos Geralmente Aceites permitem ciclo de contagem como uma opção viável.

Periódico

Outras empresas optam por um inventário periódico. Isso está intimamente relacionada à contagem de ciclo, mas tenta ser mais sistemática. Algumas empresas executar essas contagens periódicas completos a cada três ou seis meses para verificar a exatidão de seu ciclo de contagem e não apenas a realização de verificações no local dos itens comumente perdidos. Uma vantagem deste método é que a perda por causa de roubo é dedutível. Ele também poderia levar a uma maior precisão do seu sistema de ciclo de contagem.

Inventário programado

Este inventário permite:

Conhecer os stocks teóricos de materiais durante os próximos η períodos de controlo;

Conhecer as entradas programadas (provenientes das encomendas emitidas), e as previsões de saída, isto é, saber em que data se processa qual movimento.

 É neste pormenor que difere o inventário comum de materiais do inventário programado

Processo de Inventário

1.       Processo de Inventário

O inventário é uma tarefa importante em muitas empresas. Ela compreende o valor total dos bens dessa empresa ou de um setor específico da mesma, e o processo de contá-las. Muitas empresas fazem verificações de inventário periódicas para garantir que eles não fiquem sem artigos importantes, enquanto outras coincidem a quantidade total de produtos encomendados com a contagem física. Se este processo resultar em excesso ou falta de um ou vários produtos, ele irá alertá-lo sobre problemas como, controlo de stock incorreto ou possível roubo.

1.1.  Planificação Processo

1º  Encontre um bom lugar com espaço suficiente para manter os stocks. Este pode ser um armário vazio, um pequeno escritório ou um armazém.

§         Certifique-se que o espaço escolhido é limpo, seco e bem iluminado.

§         Verifique se há espaço e prateleiras suficientes para acomodar o stock.

§         Proteja o inventário bloqueando a porta no final do dia.

2º  Desenvolva um sistema de inventário que funcione para a empresa. Os sistemas de inventários podem variar de algo muito simples a um sistema mais elaborado.

§         Organize stocks principais de modo que sejam facilmente acessíveis.

§         Mantenha itens de stocks iguais juntos. Por exemplo, se stockar uma grande variedade de cartuchos de impressora, mantenha-os em uma única prateleira e organize-os por marca e modelo.

§         Etiquete todas as prateleiras ou caixas de armazenamento, tornando itens de inventário fáceis de encontrar.

3º  Determine qual o método de controlo de stock que funciona melhor para a empresa. Há uma série de opções para escolher.

§         Se tiver uma pequena quantidade de stock, pode achar mais fácil rastreá-lo manualmente.

§         Escolha um programa que seja fácil de trabalhar, como o Excel, ou uma cópia gratuita de um software de conferência de inventário.

§         Crie uma lista com linhas e colunas suficientes para identificar cada item de stock. Inclua o item e sua descrição, o código, o estilo, ou número do modelo. Observe a data em que recebeu o item, o custo, a quantidade e a data que foi usado ou vendido.

4º  Registe o inventário. Organizar produtos facilita a contagem e o registo de todos os itens do seu stock.

5º  Verifique a contagem de inventário. Se a contagem de stock inicial é imprecisa, será impossível confirmá-la com a contagem final do seu inventário.

6º  Lembre-se de controlar todos os itens de stock em ambas as direções, os itens que entram e itens que saem.

7º  Realize o procedimento do inventário físico em bases regulares. Pode programar esta atividade mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

Importante:

§         Ao aceitar a mercadoria, assegure-se de que recebeu o número exato de caixas indicadas na guia de remessa.

§         Se mais de uma pessoa lida com o inventário, mantenha uma cópia do processo de inventário acessível para todos os funcionários.

§         Para necessidades de stock mais complexas, considere a atualização para um sistema profissional de conferência de inventário.

1.1.1.                    Calendarização do inventário

Inventários bem sucedidos são feitos em horários nos quais a empresa não tem movimento de saída de stock, ou quando não há produção em andamento: madrugadas, fins de semana ou feriados são os horários ideais.

1.1.2.                    Organização Prévia

Organize o armazém ou espaço de stock antes de começar: tente agrupar o máximo possível produtos iguais; nessa organização, aproveite também para limpar os espaços! O processo de inventário de stock fica menos penoso quando o espaço está limpo.

Identifique os diferentes espaços antes de fazer a contagem: numere prateleiras, vitrinas, gavetas etc.. Ao anotar a quantidade dos produtos, associe a contagem ao local onde os produtos estão stockados. Isso facilita muito para auditar e para fazer as próximas contagens.

1.1.3.                    Preparação do Material de Contagem

Conte item por item: pegue na mão cada um dos produtos. Uma caixa na qual caberiam 20 itens, pode ter, por engano, 21 ou 19.

Ao terminar a primeira rodada de contagens dos produtos, uma segunda pessoa deve recontar todos eles novamente. Esse processo garante a captura de possíveis falhas humanas.

1.2.  Controlo das contagens

O controlo adequado dos stocks constitui uma mais-valia para as organizações que comercializam, utilizam ou incorporam produtos e bens, que permite contagens de inventários periódicas, independentes e sem ocupar os recursos operacionais da empresa, muitas vezes escassos.

A Processo pode assumir as seguintes tarefas e responsabilidades:

§         Efetuar a contagem.

§         Isolar os produtos com erro, para além do erro de quantidade.

§         Registar as diferenças no seu sistema informático.

§         Re-etiquetar os produtos e as posições de armazém, à medida que realiza a contagem física de inventário.

O serviço inclui um relatório final sobre as diferenças verificadas e sugestões de melhoria dos processos de armazém, caso se entendam necessárias.

1.3.  Tratamento do Inventário

O inventário representa uma contagem física dos itens de stock ou dos imobilizados realizada pela empresa, visando saber a quantidade real de bens em seu poder, quer seja de sua propriedade ou não. Esta contagem quantitativa depende da existência de controlos analíticos adequados e atualizados, aliados a um bom sistema de controlo interno, sem o qual a empresa não consegue fazer comparativos da posição atual e medições de eficiência.

A utilização do inventário pelas empresas é um instrumento operacional dos mais importantes, tendo em vista sua repercussão no levantamento do balanço e dos resultados operacionais. Como ferramenta de gerência, reflete o grau de aprimoramento dos mecanismos de controlo de entrada e saída de recursos (stock, imobilizados), servindo de suporte às atividades de correção de controlo quando apurados desvios de valores.

A existência destes controlos internos é básica para qualquer empresa organizada avaliar o que possui e medir os desvios nos controlos adotados. Os resultados obtidos vão servir para disparar uma série de medidas administrativas por parte do gestor, visando aprimorar o trabalho da organização e promover o crescimento da mesma.

Para que se possa realizar um inventário de forma eficaz, é necessário ter-se um stock devidamente organizado, com recursos previamente identificados ou etiquetados e armazenar estas informações num sistema. Após essas operações, realiza-se a contagem dos recursos. Caso seja realizada a contagem física, torna-se necessário fazer a digitação das quantidades dos recursos.

Em seguida, faz-se uma conferência dos relatórios, que consiste na comparação das quantidades de recursos entre contagens, caso sejam realizadas mais de uma contagem. Também pode ser feita através de uma comparação do saldo armazenado no sistema de stock com as quantidades obtidas através da contagem inventariada.

1.4.  Reconciliação dos stocks

Comparação do stock físico com o registo de stock no sistema e efetuar os ajustes necessários.

A reconciliação físico-contabilística é o processo através do qual os registos de inventário de imobilizado recebem a informação financeira. Após a fase de inventário, o software realizará uma consulta dos registos financeiros de aquisição da sua empresa (que podem ser submetidos em formato electrónico) e cruzará essa informação com todos os registos de inventário.

Fontes de erros em inventários

Política de diminuição do nível de quebra

QUEBRA DESCONHECIDA

Causas / Pontos de risco:

•          Pretende-se indicar pontos críticos, áreas de atuação... onde deve recair toda a atenção e possíveis ações de controlo e prevenção.

•          Melhores Práticas e ferramentas para a prevenção e o controlo da Quebra Desconhecida.

FURTO INTERNO

Causas / Pontos de risco

A gestão dos recursos humanos da empresa.

Os seguintes fatores têm influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

·         Ambiente laboral: Nível de implicação, motivação, etc.

·         Política de recursos humanos e de contratação: Duração dos contratos, rotação do pessoal, políticas de retribuição, etc.

O produto. O risco de um artigo poder ser furtado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão.

Os parâmetros que determinam esta atratividade são:

·         O valor.

·         A novidade.

·         A facilidade de venda.

·         A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.).

·         Localização nas instalações (existem partes das instalações onde é mais simples “agir”).

Os procedimentos. A forma como são concebidos ou sejam executados os procedimentos será determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos na cadeia de abastecimento são:

·         As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega.

·         As entregas em que se desconhece o seu conteúdo exato.

·         As entregas ‘cegas’ (não é controlado o conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

Melhores práticas na prevenção e controlo do Furto interno

Antes de mais, é recomendável estabelecer:

-        Normas de funcionamento interno, tanto para o funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e o acompanhamento constante da aplicação destas normas.

-        Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de aplicar estas medidas.

É recomendado valorizar e analisar, ao nível em que seja necessário e possível (empresa, departamento, organização, empregado...) uma série de fatores que atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos.

Os fatores em concreto são:

·         A tentação. Esta variará em função:

-         Da necessidade do empregado.

-         Da cupidez do empregado.

·         O nível de tolerância entre os quadros relativamente às ações desonestas contra a própria empresa.

·         A facilidade de cometer furto interno em cada departamento, empregado... Esta variará em função de três fatores:

-         Acesso à mercadoria.

-         Tempo disponível.

-        Posição que ocupa.

A perceção do empregado sobre as possíveis repercussões que possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá:

-        Do “medo” de ser apanhado.

-        Do “medo” de ser castigado.

-        De se sentir culpado.

A valorização destes fatores irá permitir que sejam tomadas medidas de prevenção e controlo mais adequadas a cada caso. Em concreto trata-se de:

·         Evitar que sejam criadas perceções entre os empregados:

“A empresa já ganha dinheiro suficiente”

Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas.

“Aqui roubar é muito fácil”

Os empregados não têm medo nem de serem apanhados nem de serem castigados.

·         E de trabalhar de forma eficiente o conceito de:

“A empresa é a minha casa”

-        Fatores como a cultura empresarial, a integração do empregado e a política de recursos humanos, atuam como inibidores das tentações que os empregados possam ter.

-        De notar que a aplicação de determinadas medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários sobre o facto de que os trabalhadores verem a empresa como “a sua casa”.

FURTO EXTERNO

Causas / Pontos de risco

Tal como se viu no capítulo anterior, o risco de um artigo ser furtado aumentará em função do seu grau de atratividade para o possível ladrão. Os parâmetros que determinam esse grau de atratividade são:

·         O valor

·         A novidade

·         A facilidade de venda

·         Facilidade de ser furtado (tamanho, etc.)

·         Localização nas instalações

O transporte. As operações de transporte estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas...).

Além disso, deve ter-se em conta que as ações de furto costumam acontecer com a cumplicidade das pessoas que têm acesso à mercadoria, quer sejam externas como internas à organização.

Melhores práticas na prevenção e controlo do furto externo

É recomendado que sejam tomadas medidas de controlo e prevenção nos seguintes âmbitos:

Controlo de edifícios

-        Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios.

-        Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que sejam identificados no interior.

-        Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações.

-        Reduzir na medida do possível o número de entradas e saídas às instalações.

-        Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal.

-        Construir cercas à volta do edifício. É recomendado:

-        Fazer inspeções diárias.

-        Evitar armazenar materiais ao pé das cercas.

-        Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado:

-        Sinalizar as zonas e os lugares.

-        Localizar o estacionamento dos empregados longe dos edifícios.

-        Prever lugares para as visitas.

-        Potenciar iluminação uma vez que:

-        Constitui um elemento de segurança para o vigia.

-        É um elemento dissuasivo de grande importância.

Controlo de mercadoria

-        Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga, ou em zonas adjacentes aos edifícios onde é armazenado produto.

-        Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos cais...

-        Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...

Sobre o papel e as funções que o camionista deve desempenhar é recomendado

-        Que esteja presente durante a carga e a descarga.

-        Que assuma a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou ao nível da unidade de expedição.

-        Contingências: É recomendado que o camionista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças da ordem. Caso esta circunstância aconteça, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das forças da ordem. Para isso, logicamente, o camionista deverá receber selos de reserva.

Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte de mercadorias e às funções associadas a este

-        Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas. Além disso, graças a ela também é possível disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e se são utilizados alarmes para detetar se a carga do veículo foi violada.

-        Selagem da carga ou do camião: Deixar registo que o conteúdo da carga ou do camião foi violado.

-        Caso receba cargas seladas certifique-se que os selos não foram manipulados e que os números do selo estão corretos.

Tecnologia aplicada ao controlo e à prevenção na cadeia de abastecimento

-        Alarmes de deteção nas entradas e nas saídas.

-        Circuito Fechado de Televisão.

ERROS DE GESTÃO

Os erros são falhas na gestão, não detetadas, que fazem com que as contas dos resultados apresentem valores inferiores.

Alguns exemplos seriam a anotação de vendas com preços incorretos, a não contabilização de Quebras de produtos, elaboração de encomendas incorretas...

Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:

-        Dissonância entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação associada, levando a diferenças no inventário por:

-        Quantidades de produto incorretas.

-        Produtos incorretos (referência, formato...).

-        Deterioração dos produtos.

Causas / Pontos de risco de erros na cadeia de abastecimento

As principais causas de dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação são:

-        Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação.

-        Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres:

Por isto entende-se que os agentes que intervêm na cadeia de abastecimento manuseiam a mesma informação atualizada de produto (formato promocional, dimensões, preço...).

Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a dissonância entre o fluxo físico de mercadoria e o fluxo de informação:

-        A preparação das encomendas.

-        Os processos de entrega e a receção da mercadoria, especialmente as entregas que se fazem diretamente na loja.

-        A gestão das devoluções e os produtos estragados.

A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que permitam:

-        Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos.

-        Execução de uma “paletização” correta.

Melhores práticas na prevenção e no controlo dos erros

É recomendado basear a prevenção e o controlo dos erros na cadeia de abastecimento:

-        Numa definição eficiente dos procedimentos mais críticos.

-        No controlo sobre a execução dos mesmos.

-        No manuseamento e no fluxo da informação adequada na cadeia da oferta.

-        Na utilização eficiente das ferramentas adequadas.

É recomendado realizar ações de formação dos empregados sobre:

-        Aplicação dos procedimentos estabelecidos.

-        Utilização e manuseamento das ferramentas necessárias.

Mais concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores práticas e ferramentas cuja aplicação contribui para melhoramentos significativos na eficiência do fluxo de mercadoria e de informação na cadeia de abastecimento:

·         Preparação de encomendas, manipulação, carga, transporte, descarga e receção da mercadoria.

·         (Intercâmbio Eletrónico de Dados) EDI: Através de mensagens EDI, as empresas podem automaticamente:

-         Comunicar com antecedência o conteúdo exato dos envios.

-         Confirmar a receção da mercadoria e informar de possíveis ocorrências no processo de receção.

-         Informar sobre a situação concreta das encomendas.

·         Codificação EAN.UCC 128: É um sistema de identificação criado para ambientes não retalhistas (armazém), para ligar o fluxo físico de mercadorias ao fluxo de informação e facilitar a integração dos fluxos de informação entre as empresas. A codificação EAN.UCC 128, entre outras questões, permite:

-         Automatizar a gestão dos armazéns (Ex: A leitura do código permite colocar a mercadoria no armazém em função da data de validade do produto, informação incluída no código EAN.UCC 128).

-         Agilizar os processos de receção de mercadoria. Em suma, estas ferramentas aliadas às melhores práticas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na cadeia logística:

·         Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.

·         Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.

·         Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.